Thunderbirdのショートカットキー・プラグインで効率的にメール処理

無料メールソフトThunderbirdで有用なお勧めのショートカットやプラグインを紹介します。それらを駆使することで、メール業務に必要な時間を激減できます。確保できた時間を他の仕事に充てて、生産性を上げましょう。

効率的なメール処理を心がける

仕事を進める上でメール処理は避けられない非生産的な作業です。毎日大量のメールに目を通し、削除・返信・転送・アーカイブなど瞬時に判断していきます。残念なことは、多くの場合このメール作業は生産性に全く寄与しない、ということです。ですので、できるだけ短時間でメールを処理しなければなりません。

効率的なメール処理は、パソコンやラップトップベースの作業になります。将来的には、AI自動入力、音声入力が主流になるのかもしれませんが、現状は文字入力はキーボード入力が主流でしょう。ですので、モバイル端末ではなく、キーボードが使えるパソコンやラップトップで、メール作業をできるだけ効率化する環境を整えたいものです。

Thunderbirdは効率的なメール処理ができるメーラー

Thunderbirdは無料のパソコンメーラー

Thunderbirdは効率的にメール処理が可能な、無料のパソコンメールソフトです。今日では、ブラウザ上で動作するメールシステム(Gmailなど)が広く普及しており、ブラウザ上でメール処理が完結できます。しかしながら、軽快な動作やオフラインでの作業性等を考慮すると、パソコンメールソフトを導入しておくと良いと考えます。これは知恵郎の意見ですが、ブラウザ上メールソフトは検索が速く、それ以外の作業はPCメールソフトの方が圧倒的に速い印象を受けます。そのようなメールソフトの中でも、Thunderbirdは、豊富なショートカットキーやプラグインが利用でき、時短作業を可能にしてくれます。

Thunderbirdを使えばGmailをオフラインで使うこともできる

例えば、GmailはThunderbird上で操作できます。比較的ユーザーが多いGmailですが、ThunderbirdにGmailアカウントを登録することで、非常に簡単に導入できます(方法は公式の解説ページを参照)。もちろんThunderbird上で行ったGmailの操作は、ブラウザ上Gmailと同期されています。オフライン環境でもメッセージ作成やダウンロード済みのメッセージ・添付ファイルが確認できるなど、Gmailの作業が捗ります。

Thunderbirdでメール処理を効率化させる

本記事では、Thunderbirdを用いた効率的なメール処理に貢献するショートカットキーやプラグインを紹介します。なお、Thunderbirdがインストールされ、アカウント設定が終わった前提で話を進めます。

Thunderbirdで覚えたいショートカットキー

キーボードを使うなら、ショートカットキーを覚えるのは必須だと考えます。ボタンと移動がセットのマウス操作よりも、ブラインドタッチのキーボード入力の方が圧倒的に速いからです。

Thunderbirdには多くのショートカットキーがあり、公開されています。ここでは、それらの中から使用頻度が高いと思われるものを、一般的なメール処理の順番を考えて紹介します。これらを覚えるとかなり処理効率が上がるはずです。

注意点として、WindowsのショートカットのアクセラレーターキーはCtrlですが、Macでは Command() キーです。以下、アクセラレーターキーは、Ctrlのみ表示します。

基本機能のショットカットキー

まずは、Thunderbirdに限定されない、有名なショートカットキーです。初めて目にされる方は、絶対に覚えましょう。かなり使用頻度が高いはずです。

機能ショートカットキー
コピーCtrl + C
切り取りCtrl + X
貼り付けCtrl + V
元に戻すCtrl + Z
やり直しCtrl + Y
印刷Ctrl + P

メッセージの受信と閲覧のショートカットキー

メールを立ち上げ後、まずはメールチェックです、このメールチェックをいかに短時間で済ませるかが勝負です。マウスを使わずに、ショートカットキーをフル活用しましょう。

機能ショートカットキー
新着メッセージを受信F5
次のメッセージへ移動F
or
前のメッセージへ移動B
or
メッセージ内の
下スクロール
Space
メッセージ内の
上スクロール
Shift + Space
メッセージを開く
(新規タブ)
Ctrl + O
or
Enter
スレッド形式で開く
(返信を含むスレッド)
Ctrl + Shift + O
タブ/ウインドウを閉じるCtrl + W
スレッドを広げる
スレッドを折りたたむ
全スレッドを折りたたむ\
ズームインCtrl +
ズームアウトCtrl +

受信されたメッセージの管理のショートカットキー

メールチェック後、即座にこれらのショートカットキーでメールをスクリーニングします。削除、アーカイブ(とりあえず保管庫へ)、スターを付ける(重要性をアピール)、タグ付け(色分け)などです。 長いスレッドを選択して一気に削除といった操作もショートカットキーでできます。

機能ショートカットキー
スレッドを選択Ctrl + Shift + A
メッセージを削除Delete
メッセージのアーカイブA
スターを付けるS
タグを追加/削除1から5
メッセージから
すべてのタグを削除
0
メッセージを
未読/既読にする
M
全てのメッセージを
既読にする
Shift + C

メッセージの返信と転送のショートカットキー

スクリーニング後、こちらから返信や転送などのアクションが必要なメールがあります。これらの対応もショートカットキーでできます。

機能ショートカットキー
メッセージに返信
(送信者のみ)
Ctrl + R
全員に返信
(すべての受信者)
Ctrl + Shift + R
メッセージを転送Ctrl + L

メッセージ作成・保存・送信のショートカットキー

スクリーニング後に、こちらから新しくメッセージを作成して送信する場合もあります。そのときの基本的なショートカットキーです。なお、「メッセージを後で送信」については、有用なプラグインを紹介します。

機能ショートカットキー
新しいメッセージCtrl + N
下書きを保存Ctrl + S
メッセージを今すぐ送信Ctrl + Enter
メッセージを後で送信Ctrl + Shift + Enter

メッセージの検索のショートカットキー

ときどき検索する必要がありますが、それもショートカットキーがあります。

機能ショートカットキー
アクティブなメッセージ内の
文字検索
Ctrl + F
すべてのメッセージを検索Ctrl + K
現在のフォルダー内の
メッセージを検索
Ctrl + Shift + K

Thunderbirdでお勧めのプラグイン

Thunderbirdは豊富なプラグインで、たくさんの機能を付与できます。ここでは、知恵郎も利用している有用プラグインを紹介します。なお、Thunderbirdのバージョンが更新されるとプラグインが非対応になる場合があるため、ご注意ください。

Signature Switch

Signature Switchは、署名ON/OFF、複数の署名切り替えができるプラグインです。ショートカットキーを割り当てられるのがメリットです。メッセージ作成ウィンドウで、表示→ツールバー→カスタマイズから、”署名”のアイコンをツールバーに置いてください。そこの設定をご覧ください。署名の登録には署名記載のテキストファイルが必要です。

ほとんどの場合、1つの署名のON/OFFで事足りますので、その標準ショートカットキーのみ紹介します。

機能ショートカットキー
署名表示 ON/OFF切替Ctrl + Shift + Y

Send Later

Send Laterは、後で送信のタイミングを設定できるプラグインです。オフライン作業時に送信命令まで出しておきたいとき、夜遅くなので朝に送信命令を出したいといった場合に使います。これも同じく、 メッセージ作成ウィンドウで、表示→ツールバー→カスタマイズから、”後で送信”のアイコンをツールバーに置いてください。送信後に送信タイミングを問うダイアログが現れます。

先ほども紹介しましたが、後で送信操作の標準のショートカットキーは以下の通りです。

機能ショートカットキー
後で送信
(送信タイミング設定可能)
Ctrl + Shift + Enter

メール処理の速い優秀な人を目指そう

多くのメールが集中する人ほど優秀な印象を受けます。そのような優秀な人は、短時間でメールを処理しているものです。一般の方でも、メール処理は基本技能ですので、Thunderbirdのショートカットキーやプラグインを駆使して効率良くメールを処理しましょう。メール処理が速くなれば、プライベートの時間も確保できます。

メールの書き方でさらに効率的に仕事を進めるには、下記の書籍が参考になります。詳細は、Amazon Kindleまたは楽天Koboを参照ください。

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